АДМІНІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 листопада 2013 р. за № 1924/24456

Про затвердження Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

На виконання пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98( 98-2011-п ) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон ( z0218-98 ), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами), з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України та за кордон НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон , що додається.

2. Директору Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова Служби

Г. А. Резніков

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України 23.10.2013 № 555

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 листопада 2013 р. за № 1924/24456

ІНСТРУКЦІЯ про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захистуінформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок направлення у службові відрядження осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі — співробітники Держспецзв’язку).

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка співробітника Держспецзв’язку за розпорядженням Голови Держспецзв’язку, керівника регіонального органу, територіального підрозділу, закладу або установи Держспецзв’язку (далі — орган Держспецзв’язку) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового завдання поза місцем його постійної служби (роботи).

1.3. Строк службового відрядження визначається Головою Держспецзв’язку (керівником органу Держспецзв’язку), але не може перевищувати:

в межах України — 30 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі; співробітників Держспецзв’язку, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, — 18 місяців;

за кордон — 60 календарних днів, крім довготермінового відрядження співробітника Держспецзв’язку до закордонної дипломатичної установи України.

1.4. На співробітника Держспецзв’язку, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того державного органу, підприємства, установи або організації, до якого він відряджений.

1.5. Особам рядового і начальницького складу Держспецзв’язку, спеціально відрядженим для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, надаються за погодженням з безпосередніми начальниками інші дні відпочинку.

Якщо співробітник Держспецзв’язку вибуває у відрядження у вихідні або святкові чи неробочі дні, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

1.6. Організація службових відряджень в межах України і за кордон керівництва Держспецзв’язку та підготовка звітних матеріалів покладаються на Департамент організації та контролю службової діяльності Адміністрації Держспецзв’язку (далі — ДК СД).

II. Організація службових відряджень співробітників Держспецзв’язку в межах України

2.1. Направлення співробітників Держспецзв’язку у службові відрядження в межах України здійснюється:

з Адміністрації Держспецзв’язку — відповідно до затвердженого Плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі — план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку);

з органу Держспецзв’язку — відповідно до затвердженого Плану вибуття співробітників органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі — план відряджень органу Держспецзв’язку).

2.2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу органу Держспецзв’язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) направляється у службове відрядження в межах України, не пізніше ніж за два тижні до початку відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку або його заступника згідно з розподілом функціональних обов’язків (керівника органу Держспецзв’язку) мотивований рапорт (службову записку).

2.3. У разі необхідності направлення співробітника Держспецзв’язку у відрядження в межах України, яке не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку (керівника органу Держспецзв’язку) зазначається про необхідність внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), відповідно до якого(их) пропонується направити співробітника Держспецзв’язку у відрядження).

Рапорт (службова записка) перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку (керівнику органу Держспецзв’язку) попередньо погоджується:

в Адміністрації Держспецзв’язку — із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності підрозділу, та Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв’язку (далі — ФЕД);

2.4. Після отримання дозволу на відрядження оригінал рапорту (службової записки) надсилається:

структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку, закладами та установами (крім Інституту спеціального зв’язку та захисту інформації НТУУ "КПІ" (далі — ІСЗЗІ НТУУ "КПІ")), Головним управлінням урядового зв’язку (далі — ГУУЗ) та Головним управлінням президентського зв’язку (далі — ГУПЗ) Держспецзв’язку — до Департаменту кадрового забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (далі — ДКЗ);

в ІСЗЗІ НТУУ "КПІ", регіональних органах (окрім ГУУЗ та ГУПЗ) та територіальних підрозділах Держспецзв’язку — до підрозділу кадрового забезпечення, а в разі його відсутності — до посадової особи відповідного органу Держспецзв’язку, на яку наказом органу Держспецзв’язку покладено виконання зазначених обов’язків (далі — підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку).

У разі позапланового відрядження співробітника Держспецзв’язку відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв’язку надсилається до ДК СД (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку для відповідного його коригування.

2.5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) та після внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), якщо відрядження ним не передбачалося, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) готує проект наказу про відрядження, який подається на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику органу Держспецзв’язку) заздалегідь, але не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дня вибуття співробітника Держспецзв’язку у відрядження.

Після підписання наказу про відрядження ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 1), який підписується: в Адміністрації Держспецзв’язку — Головою Держспецзв’язку, першим заступником або заступником Голови Держспецзв’язку, в органі Держспецзв’язку — керівником органу Держспецзв’язку. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

Після отримання посвідчення про відрядження співробітник Держспецзв’язку заповнює кошторис витрат на відрядження та ознайомлюється з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, що засвідчується на зворотному боці талона посвідчення про відрядження особистими підписами особи, що відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), що провела ознайомлення.

При направленні у відрядження курсантів ІСЗЗІ НТУУ "КПІ" посвідчення про відрядження оформлюється за формою наведеною у додатку 2  до цієї Інструкції.

2.6. Направлення співробітників Держспецзв’язку у відрядження в межах України оформляється:

в органі Держспецзв’язку — наказом органу Держспецзв’язку або наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження (для керівників органів Держспецзв’язку).

2.7. У наказі про відрядження в межах України зазначаються:

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку  (органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) відряджається співробітник Держспецзв’язку;

пункт призначення (повна назва населеного пункту та найменування органу виконавчої влади (органу Держспецзв’язку), установи, організації чи підприємства), куди відряджається співробітник Держспецзв’язку;

умови, що стосуються перебування співробітника Держспецзв’язку у службовому відрядженні (за необхідності).

2.8. Відкликання співробітника Держспецзв’язку зі службового відрядження, його відміна, зміна термінів перебування співробітника Держспецзв’язку у службовому відрядженні оформляються шляхом внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

2.9. У разі термінового направлення співробітника Держспецзв’язку у службове відрядження у вихідні або святкові чи неробочі дні готуються відповідний рапорт (службова записка) і проект наказу про відрядження, погодження яких з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється шляхом опитування.

Зазначені вище документи оформляються в установленому порядку в перший робочий день.

III. Організація службових відряджень співробітників Держспецзв’язку за кордон

3.1. Направлення співробітників Держспецзв’язку у службові відрядження за кордон здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та після отримання дозволу Прем’єр-міністра України на здійснення відрядження.

3.2. З метою отримання дозволу на службове відрядження за кордон керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) направляється у службове відрядження за кордон, не пізніше ніж за 30 календарних днів до початку відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку), кошторис витрат на службове відрядження (додаток 3), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку), а також технічне завдання для участі в заходах міжнародного характеру (далі — технічне завдання). До технічного завдання додаються офіційне запрошення для участі в заходах міжнародного характеру (за наявності) та його переклад.

3.3. У разі необхідності направлення співробітника Держспецзв’язку у відрядження за кордон, яке не передбачене планом відряджень  Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку зазначається  про необхідність внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування відрядження (пункт(и) плану відряджень  Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), за рахунок якого(их) пропонується направити співробітника Держспецзв’язку у відрядження). Рапорт (службова записка) перед поданням на доповідь  Голові Держспецзв’язку попередньо погоджується із заступником  Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності підрозділу, та ФЕД.

3.4. Якщо відрядження здійснюється з метою забезпечення функціонування вузлів спеціального зв’язку в закордонних дипломатичних установах України, забезпечення урядовим зв’язком вищих посадових осіб держави, здійснення державного контролю за станом захисту інформації в закордонних дипломатичних установах України, у військових частинах (формуваннях), дислокованих за межами України, структурах національного персоналу, які направляються Україною для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки, технічне завдання не готується. Отримання дозволу Прем’єр-міністра України на здійснення таких відряджень за кордон організовує структурний підрозділ Адміністрації Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) направляється у службове відрядження за кордон.

3.5. Після отримання дозволу на відрядження оригінал рапорту (службової записки) та кошторис витрат на службове відрядження надсилаються:

структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку, закладами та установами (крім ІСЗЗІ НТУУ "КПІ"), ГУУЗ та ГУПЗ Держспецзв’язку — до ДКЗ;

в ІСЗЗІ НТУУ "КПІ", регіональних органах (крім ГУУЗ та ГУПЗ) та територіальних підрозділах Держспецзв’язку — до підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку.

Копія рапорту (службової записки), оригінали кошторису витрат на службове відрядження та технічного завдання надсилаються до ДК СД, який організовує погодження технічного завдання з Міністерством закордонних справ України (далі — МЗС), отримання дозволу Прем’єр-міністра України на здійснення відрядження за кордон, а також внесення відповідних змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку, якщо у ньому не передбачалося відрядження співробітника Адміністрації Держспецзв’язку за кордон.

Уразі позапланового відрядження співробітника органу Держспецзв’язку відповідний рапорт (службова записка) доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку, для відповідного його коригування.

3.6. Після отримання дозволу Прем’єр-міністра України на здійснення відрядження за кордон на підставі оригіналу рапорту (службової записки), примірника кошторису витрат на службове відрядження та після внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), якщо відрядження ним не передбачалося, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) готує проект наказу про відрядження, який подається на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику органу Держспецзв’язку) заздалегідь, але не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дня вибуття співробітника Держспецзв’язку у відрядження.

У разі відрядження співробітника Держспецзв’язку до країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), після підписання наказу про відрядження ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження, який підписується: в Адміністрації Держспецзв’язку — Головою Держспецзв’язку, першим заступником або заступником Голови Держспецзв’язку, в органі Держспецзв’язку — керівником органу Держспецзв’язку. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

Співробітник Держспецзв’язку, який направляється у відрядження за кордон, ознайомлюється з кошторисом витрат на службове відрядження та вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, що засвідчується особистими підписами особи, що відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), що провела ознайомлення, на довідці-ознайомленні (додаток 4).

3.7. Направлення співробітників Держспецзв’язку у відрядження за кордон оформляється:

в органі Держспецзв’язку — наказом органу Держспецзв’язку або наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження (для керівників органів Держспецзв’язку).

3.8. У наказі про відрядження за кордон зазначаються:

пункт плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), згідно з яким відряджається співробітник Держспецзв’язку;

До наказу додається кошторис витрат на відрядження.

3.9. Порядок направлення співробітників Держспецзв’язку в довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до чинного законодавства.

3.10. При відрядженні співробітника Держспецзв’язку за кордон на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням керівництва Держспецзв’язку ДК СД:

проводить заходи щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

3.11. Співробітник Держспецзв’язку, що відряджається за кордон, до вибуття у відрядження проходить інструктаж у Режимно-секретному управлінні Адміністрації Держспецзв’язку (далі — РСУ) (режимно-секретному підрозділі органу Держспецзв’язку), про що робиться відповідний запис у журналі обліку виїздів за кордон працівників, яким надано допуск до державної таємниці.

Після повернення зі службового відрядження за кордон співробітник Держспецзв’язку письмово інформує керівника РСУ (режимно-секретного підрозділу органу Держспецзв’язку), де проводився його інструктаж, про країну (країни) перебування, наявність чи відсутність обставин, що могли створити передумови для витоку секретної інформації під час перебування за кордоном, фактів необґрунтованої заінтересованості секретною інформацією з боку іноземців та про дати перетину кордону.

IV. Планування службових відряджень співробітників Держспецзв’язку

4.1. З метою забезпечення раціонального використання коштів, передбачених у державному бюджеті на службові відрядження співробітників Держспецзв’язку, в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) розробляється план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

4.2. План вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 5) розробляється ДК СД.

Структурні підрозділи Адміністрації Держспецзв’язку щороку (до 01 березня) надсилають до ДК СД пропозиції до плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 6) (у паперовому та електронному вигляді) з розрахунку повної та граничної (в межах обсягів коштів, передбачених структурному підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку на службові відрядження у поточному році) потреби підрозділу.

Розроблений проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку погоджується з керівництвом Держспецзв’язку та не пізніше 25 березня надсилається до ФЕД для врахування під час складання бюджетного запиту Держспецзв’язку на наступний рік.

4.3. Після інформування ФЕД про граничні обсяги видатків Держспецзв’язку на наступний рік ДК СД спільно зі структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку організовує коригування підготовленого проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку та його розгляд керівництвом Держспецзв’язку.

За результатами опрацювання та узгодження план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку підписується директором ДК СД, погоджується з директором ФЕД і заступниками Голови Держспецзв’язку  і надається на затвердження Голові Держспецзв’язку.

4.4. Після затвердження плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку витяги з нього надсилаються для врахування у роботі до відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку.

4.5. План вибуття співробітників органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 7) погоджується з фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку та затверджується керівником органу Держспецзв’язку.

До плану відряджень органу Держспецзв’язку відрядження співробітників зазначених підрозділів за кордон вносяться на підставі рішення Голови Держспецзв’язку, що попередньо погоджується із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу функціональних обов’язків здійснює координацію діяльності цього підрозділу, та ФЕД.

4.6. Після затвердження кошторису Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) ДК СД (керівник органу Держспецзв’язку) опрацьовує план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та за необхідності протягом десяти днів вносить відповідні зміни до нього.

4.7. Один з примірників затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), а також зміни до нього надсилаються до:

ФЕД (у десятиденний строк після затвердження) — для організації контролю за ефективністю витрачання коштів;

фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку — для забезпечення контролю за станом витрачання коштів на службові відрядження у відповідному органі Держспецзв’язку;

ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) — для використання під час підготовки наказів про відрядження.

4.8. З метою оперативного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку ФЕД і ДК СД щокварталу до 10 числа наступного місяця проводять звірку стану фактичного витрачання коштів на службові відрядження співробітниками Адміністрації Держспецзв’язку.

V. Реєстрація осіб, що вибувають у відрядження (прибувають з відрядження)

5.1. Посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку) здійснює реєстрацію співробітників, які у зв’язку із службовим відрядженням вибувають чи прибувають з/до Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), у журналі реєстрації відряджень (додаток 8) (далі — журнал).

5.2. У журналі реєструються співробітники, які проходять службу в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку), а також співробітники, які були направлені до них у службове відрядження. Після реєстрації співробітника в журналі посадова особа, яка здійснювала реєстрацію, проставляє відповідні відмітки в посвідченні про відрядження (у разі його оформлення), які засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

У такому самому порядку в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) проводиться реєстрація службових відряджень осіб інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій.

5.3. У вихідні або святкові і неробочі дні реєстрацію співробітників, які у зв’язку зі службовим відрядженням прибувають чи вибувають до/з Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), здійснює заступник начальника зміни Управління охорони Департаменту забезпечення Держспецзв’язку (черговий органу Держспецзв’язку) (далі — черговий).

В останній робочий день (передвихідний або передсвятковий) посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв’язку), яка здійснює реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження чи прибувають з нього, передає черговому журнал реєстрації відряджень, а також печатку "Для посвідчень про відрядження", які повертаються відповідній посадовій особі в перший робочий день.

Журнал реєстрації відряджень і печатка "Для посвідчень про відрядження" передаються між посадовими особами в установленому порядку.

VI. Відшкодування співробітникам Держспецзв’язку витрат, понесених у зв’язку з відрядженням

6.1. Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку), відряджаючи співробітників Держспецзв’язку, забезпечує їх коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

6.2. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв’язку) забезпечує авансом співробітника Держспецзв’язку, який направляється у відрядження:

в межах України — на підставі відповідного наказу про відрядження та талона посвідчення про відрядження;

6.3. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98( 98-2011-п ) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб,  що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

6.4. Аванс відрядженим співробітникам Держспецзв’язку перераховується в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток або видається готівкою у валюті, зазначеній у кошторисі витрат на відрядження.

6.5. Якщо співробітник Держспецзв’язку отримав аванс на відрядження (в тому числі й на відрядження за кордон) і не виїхав у відрядження, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня видання наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування відрядження повернути до каси Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

6.6. У наказі Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження можуть встановлюватися додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, а саме: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг"( 265/95-ВР ) та Податкового кодексу України( 2755-17 ). У разі відрядження співробітника Держспецзв’язку за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

6.7. Витрати на відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон( z0218-98 ), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

6.8. Після повернення зі службового відрядження в межах України співробітник Держспецзв’язку до закінчення п’ятого банківського дня (якщо співробітник Держспецзв’язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, — до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт( z2185-12 ), за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 5 грудня 2012 року № 1276, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 грудня 2012 року за № 2185/22497. Разом зі звітом подається належно оформлене посвідчення про відрядження з відбитками печаток про прибуття та вибуття, зазначенням відповідних дат і підписами відповідальних осіб, а також документи в оригіналі, що підтверджують вартість витрат на відрядження.

6.9. Після повернення зі службового відрядження за кордон співробітник у п’ятиденний строк подає керівництву Держспецзв’язку на затвердження звіт про результати відрядження, а також до закінчення п’ятого банківського дня (якщо співробітник Держспецзв’язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, — до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт( z2185-12 ), за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 5 грудня 2012 року № 1276 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 грудня 2012 року за № 2185/22497, звіт про використання коштів, виданих на відрядження за кордон (додаток 9), належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі відрядження співробітника Держспецзв’язку до країн, в’їзд громадян України на територію яких  не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд)) з відбитками печаток  про прибуття та вибуття, зазначенням відповідних дат і підписами відповідальних осіб, а також документи в оригіналі, що підтверджують вартість витрат на відрядження.

Якщо при підготовці відрядження з МЗС погоджувалося технічне завдання, оригінал звіту про результати відрядження за кордон після затвердження подається до ДК СД для надсилання його до МЗС.

Директор ДК СД Адміністрації Держспецзв’язку

Ю.І. Циплинський

Додаток 1 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 2.5)

ПОСВІДЧЕННЯ ( z1924-13 BF157.xls ) про відрядження

Додаток 2 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 2.5)

ПОСВІДЧЕННЯ ( z1924-13 BF150.doc ) про відрядження

Додаток 3 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 3.2)

КОШТОРИС ( z1924-13 BF151.doc ) витрат на службове відрядження співробітників

Додаток 4 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 3.6)

ДОВІДКА-ОЗНАЙОМЛЕННЯ ( z1924-13 BF158.doc )

Додаток 5 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 4.2)

ПЛАН ( z1924-13 BF153.doc ) вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження

Додаток 6 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 4.2)

ПРОПОЗИЦІЇ ( z1924-13 BF154.doc )

Додаток 7 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 4.5)

ПЛАН ( z1924-13 BF155.doc )

Додаток 8 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 5.1)

ЖУРНАЛ реєстрації відряджень

_____________________________________________________________ (найменування органу Держспецзв’язку)

№ з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата й номер наказу

Дата й номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

1

2

3

4

5

6

7

8

Додаток 9 до Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон (пункт 6.9)

ЗВІТ ( z1924-13 BF156.doc ) про використання коштів, виданих на відрядження за кордон